Stadsrevisionens granskning av verksamhetsåret 2015

Stadsrevisionen har genomfört sin årliga granskning av Älvstranden Utvecklings verksamhet under året 2015.

Förutom en grundläggande granskning har man granskat styrning och uppföljning av investeringar, rutiner för efterlevnad av stadens policy och regler för markanvisning samt gjort en uppföljning av föregående års rekommendationer.

Rapporten visar att bolaget har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen är tillräcklig. Dock finns delar av verksamheten som har brister och åtgärder inom följande områden rekommenderas:

• Styrning och uppföljning av investeringar: tillämpa Gemensam ByggProcess (GBP) fullt ut och fastställa rutiner för projektstyrning och projektredovisning.
  Kommentar: Bolaget kommer successivt att införa det gemensamma systemet GBP under 2016 med målet att under senare delen av året använda detta system i alla nystartade projekt/uppdrag där så är tillämpligt. Rutin kommer att fastställas.
• Representation: stärka intern styrning och kontroll i samband med attest av kostnader för representation
  Kommentar: Rekommendationen bottnar i några olika typer av situationer: Vem attesterar när styrelse, vVD och vD deltagit i dagkonferens? Antalet namn på anmälningslista och deltagarlista inte stämmer överens vilket har medfört att vi debiterats för extra lunch eller fika. Ytterligare exempel är friskvårdsinköp och inköp av NMI-undersökning som omfattar all personal, där attesterande medarbetare har deltagit i aktiviteten. I handlingsplanen för 2016 ingår mer information i organisationen om attestreglerna för representation och inköp som omfattar samtliga medarbetare samtidigt som vi kommer att bli ännu mer restriktiva med representation.
• Upphandling och inköp: se till att rutiner och dokumentation av direktupphandling överensstämmer samt utreda hur upphandling och inköp bör ske i samarbetsprojekt med externa aktörer.
  Kommentar: Översyn och anpassning av styrande dokument ska göras under kvartal 1 2016. Förutom att följa befintlig vägledning för upphandling och inköp inom ramen för bolagets samarbetskonsortier kommer en liknande utredning att göras för övriga samverkansprojekt där det kan vara svårt att följa LOU fullt ut.
• Dokumenthantering och arkivbildning: Fullfölja påbörjade arbeten med arkivförteckning och arkivlokal samt följa gällande lag avseende arkivreglemente.
  Kommentar: Det påbörjade arbetet kommer att slutföras 2016. Ny klassificeringsstruktur tas fram och dokumenthanteringsplan och arkivförteckning beräknas vara uppdaterade och beslutade innan 2016 års utgång. I samband med flytt av bolagets kontor december 2015 byggs en ny arkivlokal som beräknas vara godkänd att tas i bruk under första halvåret.
• Under 2015 har bolaget genomfört betydande insatser avseende ordning och reda och fått mycket på plats. Viktiga delar kvarstår, men det arbetet är förstås aldrig något som blir färdigt. Vi fortsätter med ett intensivt förbättringsarbete på väg mot målet att bli ett av Sveriges mest effektiva och välskötta kommunala bolag till 2019, säger Lena Andersson VD på Älvstranden Utveckling AB.

 

Klicka här för att läsa revisionsrapporten i sin helhet.

Handlingsplan granskningsrapport 2015