Stadsrevisionens granskning av verksamhetsåret 2016

Stadsrevisionens granskning av verksamhetsåret 2016

Aktuellt / 20 februari, 2017

Stadsrevisionen har genomfört sin årliga granskning av Älvstranden Utvecklings verksamhet under året 2016.

Förutom en grundläggande granskning har man granskat styrning och uppföljning av projekt , rutiner för bisysslor i Göteborgs Stad, intern styrning och kontroll av leverantörer samt gjort en uppföljning av föregående års rekommendationer.

Rapporten visar att bolaget har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen är tillräcklig. Dock finns delar av verksamheten som har brister och åtgärder inom följande områden rekommenderas:

  • Styrning och uppföljning av projekt: 
    Utveckla ändamålsenliga rutiner för projektstyrning och säkerställer följsamhet mot rutinerna.

    Kommentar: 
    Bolaget arbetar med att utforma och införa projektkontor och projektportfölj¬hantering. Det innebär att alla projektportföljer får en portfölj¬ägare och att alla projekt och projektprogram får en styrgrupp alternativt projektägare.

    Bolaget kommer också att utreda möjligheten att hantera även den ekonomiska uppföljningen och styrningen av projekt till Antura. Bolags-ledningen – precis som revisonen – bedömer att det är mer ändamålsenligt med ett projektsystem där alla delar av projektstyrningen, inklusive ekonomistyrning/ekonomiuppföljning, hanteras integrerat i ett system.

  • Representation: 
    Stärk den interna styrningen och kontrollen avseende attest av kostnader för representation.

    Kommentar: 
    Bolaget har arbetat med att skärpa rutinerna för att fullständiga underlag måste bifogas före attestering av representationskostnader. Bolaget gjorde egna stickprov för perioden februari–april 2016 där brister i följsamheten mot bolagets styrande dokument noterades. I de stickprov som gjordes av stadsrevisionen 2016 framkom att det behöver förtydligas vilka regler som gäller vid attest av representation.Eftersom företagsledningen ser allvarligt på detta stoppades all representation tillfälligt. En första åtgärd var att gå igenom alla underlag för representation, gåvor och liknande och komplettera bristfälliga underlag. Detta gjordes parallellt med en utredning om vad bolaget behövde förtydliga för att försäkra följsamheten till de styrande dokumenten i framtiden.

    Som ett resultat av detta arbete fastställde bolaget i januari 2017 en rutin för förtäring, gåvor och studieresor, för att hjälpa de anställda att göra rätt i olika situationer.

    Under våren 2017 kommer det att genomföras obligatoriska genomgångar för att förtydliga och exemplifiera vad som är uttryckt i stadens policy och bolagets rutin kring representation, gåvor, förtäring och liknande för att försäkra att alla medarbetare förstår innebörden av de styrande dokumenten. Samtidigt kommer bolaget att tydliggöra vilka förhållningsregler som gäller om man blir bjuden på representation eller får gåvor.

  • Upphandling och inköp:
    Utred förutsättningarna för hur upphandling och inköp skall hanteras i samarbetsprojekt med externa aktörer.

    Kommentar:
    Bolaget ska under våren 2017 genomföra en utredning för att undersöka förutsättningarna för hur bolaget ska hantera upphandling och inköp i samarbetsprojekt där bolaget anser det svårt eller omöjligt att följa upphandlingslagstiftningen (för de fall den skulle vara tillämplig).

    Utredningen beräknas vara klar juni 2017. Därefter tar ledningen beslut baserat på resultatet av utredningen. Bolagets styrande dokument för upphandling och inköp ska sedan uppdateras.

  • Dokumenthantering:
    Snarast fullfölja det påbörjade arbetet med att ta fram en godkänd arkivförteckning för att följa gällande lag och gällande arkivreglemente i Göteborgs Stad.

    Kommentar:
    Arbete pågår med att färdigställa en arkivförteckning. Bolagets arkivarie prioriterar arbetet som beräknas vara klart senast under kvartal 3, 2017.

 

Klicka här för att läsa revisionsrapporten i sin helhet. (pdf)

Handlingsplan granskningsrapport 2016 (pdf)